Alfa, Bravo, Charlie hebben we Rapport

Hierbij een voorbeeld van hoe rapport en matchen van toegevoegde waarde kan zijn in een organisatie. Ik raak gefrustreerd door Pim, zei Michael toen hij samen met mij koffie ging drinken. Hij is er nooit als ik hem nodig heb, voegde hij eraan toe. Ik zei hem dat ik dit vreemd vond, omdat Pim voor mij fantastisch werk verrichte. Hebben we het over dezelfde persoon, vroeg Michael? Volgens mij kennen we maar één Pim en hij overtreft iedere keer mijn verwachtingen, zei ik. Nou ja, ik geef het in ieder geval op, riep Michael. Alfa, Bravo, Charlie hebben we rapport? Contact! Helaas geen match tussen Pim en Michael.

Autoritair

Michael is Pim’s directe baas, maar hij rapporteert ook aan andere managers, zoals aan mij. Michael had soortgelijke problemen met andere leden van zijn team en hij klaagde over hun gebrek aan prioriteit voor zijn projecten. Pim stapte over naar een ander team zodra hij kon, net als anderen voor hem. Toch zag Michael zichzelf niet als de oorzaak van het grote verloop in zijn team. Michael toont weinig belangstelling voor de mensen in zijn team. Zelfs goedemorgen is teveel van het goede. Hij lijkt hen alleen maar te zien als er iets misgaat. Als alles goed gaat, hoor je niets van hem. Alfa, Bravo, Charlie hebben we rapport? Contact! Helaas is er geen match tussen Michael en zijn team.

Echte aandacht

Ik geloof daarentegen dat echte belangstelling en echte aandacht voor de mensen die op mijn projecten werken voor een hechte band zorgt. Ik ben er van overtuigd dat geen ondergeschikten te motiveren zijn door beloning alleen, dus bouw ik een positieve relatie met hen op. Mijn advies: Geef erkenning voor prima werk en let er echt op om dankjewel te zeggen. Geef steun en laat de deur altijd open staan. Het resultaat hiervan is een sterk ‘rapport’ tussen mij en de mensen die op mijn projecten werken. Echte aandacht werkt! Bij conflicterende prioriteiten, zoals dat vaak gebeurt, kiezen medewerkers om voor die manager te werken die echte aandacht op een natuurlijke wijze uitstraalt. Kun je dat leren, ook als het niet in je ‘printplaat’ is gebakken? Rapport is te leren! Alfa, Bravo, Charlie… Rapport? Contact? Hier is een match!

Reactie

“De manier waarop je communiceert bepaalt de reactie die je krijgt”.

Het doel van rapport

Rapport is als een dans voor twee of meer mensen. Je kunt zeggen dat mensen rapport hebben met elkaar als ze ontspannen zijn en zich goed voelen in elkaars gezelschap. Je bent rustig en er hangt geen enkele dreiging in de lucht, geen oordelen over elkaar, geen verborgen agenda’s en geen machtsmisbruik. Als deze hindernissen weg zijn, komt er ruimte voor respect en vertrouwen. Daarna wordt de lichaamstaal op elkaar afgestemd; het teken van rapport.

Matchen

Matchen of spiegelen om rapport met anderen te krijgen is zoveel meer dan woorden. De interpretatie van wat iemand bedoelt als hij praat wordt gebaseerd op de tonaliteit, de mimiek, de gebaren en andere non-verbale delen van de boodschap. Er is zelfs interpretatie tussen mensen als er niet gesproken wordt. Een blik is soms al voldoende. Daarom is er bij een sterk rapport tussen twee mensen vaak een match in lichaamshouding, ademhalingsritme en spierspanning. Vervolgens kun je deze natuurlijke neiging om non-verbale communicatie te matchen, gebruiken om een gesprek gemakkelijker te laten verlopen en rapport op te bouwen. Dat helpt je om op dezelfde ‘golflengte’ te komen met iemand die je wilt beïnvloeden, want je zult beschouwd worden als iemand die afgestemd is op hun manier van denken.

Na-apen

Matchen met de ander is niet alleen maar na-apen. Want al te opvallend en te star te werk gaan heeft de ander snel in de gaten. Waardoor het rapport eerder verslechtert dan verbetert. Spiegel ook geen gedragsaspecten zoals accent, nerveuze gebaren, stotteren en dergelijke. De ander zou kunnen denken dat je hem compleet in de maling neemt. Ook is het maar beter niet gelijk opgaan met overdreven blijken van weerstand, zoals boos kijken, kwaad de vinger opheffen en dergelijke.

Ga mee, ga mee, neem over en neem de leiding

Na spiegelen is ‘leading’ de volgende stap. Daarbij wordt gekeken of de ander reageert. Als het belangrijkste doel simpelweg bestaat uit een plezierig gespreksklimaat, dan is alleen spiegelen prima. Als het doel is nieuwe ideeën aandragen of een andere denkwijze stimuleren, dan zal leiding aan het gesprek gegeven moeten worden. De volgorde is hier, spiegelen, steeds een beetje meer spiegelen, en daarna de leiding nemen.Zie hiervoor ook het artikel “Pacing en Leading”.

Contact